人力资源文档管理

HR文件管理是对员工档案、绩效考核、福利信息等员工文件进行存储、组织和管理的过程。

人力资源文档管理还可以帮助您跟踪重要的员工信息，还可以帮助您保持合规性。

最后，您可以手动或电子方式进行 HR 文档管理。许多软件选项可用于帮助您管理数字文档、自动化 HR 流程以及保护您的员工数据（如果您选择以电子方式进行）。

什么是人力资源文件？

一些关键的人力资源文件对于任何大型或小型企业都是必不可少的。以下是公司和人力资源专业人员使用的一些最重要的人力资源文件的快速概览：

• 员工手册： 概述公司政策和程序的文件。
• 员工合同： 新员工与其雇主之间具有法律约束力的员工入职文件和协议。合同通常会概述雇佣条款，包括工资、福利和工作职责。
• 绩效评估： 总结员工在一段时间内的工作能力的文件。
• 休假文件： 带薪休假申请和批准、育儿假、病假。
• 招聘档案： 与面试笔记、职位描述、简历、录取通知书和就业前测试结果有关的信息。
• 薪资记录： 出勤记录、时间表和税表。
• 福利文件： 有关福利计划和注册文件的信息。
• 培训材料： 与员工培训计划相关的资源。
• 安全和事故报告：详细说明医疗信息、赔偿和事故报告的文书工作。

人力资源文档管理是任何人力资源部门不可或缺的一部分。拥有准确、可访问且安全的 HR 文档有助于确保您的员工了解公司政策和程序，了解他们的权利和责任，并确保他们的敏感信息安全。

什么是人力资源文档管理系统？

人力资源文档管理系统 (HRDMS) 是一种存储、管理和跟踪员工文档的软件应用程序。您可以使用 HR 文档管理系统来存储和跟踪员工文档，包括简历、绩效评估和时间表。

许多 HRDMS 应用程序还包括允许雇主自动化文档工作流程、请求电子签名并将其添加到电子文档以及跟踪哪些员工查看或下载了哪些文档的功能。

人力资源文件管理系统有什么好处？

节省时间： 文档管理解决方案为文档存储提供了一个集中空间，可以帮助您以易于查找和使用的方式组织 HR 文件。这种方法可以为您节省大量时间和挫折感，并提高人力资源部门的效率。

节省成本： 除了让您更轻松地跟踪员工记录外，文档管理系统还可以帮助您节省资金。如果您经常丢失重要文件或花费数小时寻找它们，这就是浪费时间和金钱。员工文件管理系统可以让您快速轻松地访问所有人力资源文件，从而帮助您避免这些问题。

更高的安全性： 最后，人力资源文件管理软件不是将纸质文件存储在文件柜中，而是使您能够将数字文件安全地存储在基于云的服务器上并控制访问和权限。您还可以应用保留设置，以便将文档保留适当的时间。